Proyecto guiado: operación integral de un almacén público

1. Descripción y propósito del proyecto

Durante tres semanas asumirás, junto con tu equipo, la responsabilidad de operar de manera simulada el almacén central de la Alcaldía Municipal de San Gabriel. La entidad recibió bienes para atender las necesidades de varias dependencias, pero necesita garantizar que cada producto sea recibido, registrado, almacenado, custodiado y entregado con soportes completos y trazabilidad.

El proyecto reproduce situaciones habituales de la Administración Pública: diferencias entre lo comprado y lo recibido, solicitudes de salida, control mediante kardex, conteos físicos, faltantes, deterioro, obsolescencia y decisiones sobre la baja de bienes.

El propósito es que demuestres, mediante documentos y cálculos, que puedes gestionar un almacén público con orden, control, responsabilidad y criterios de transparencia.

2. Producto final del proyecto

Tu equipo entregará un expediente digital de operación del almacén público y realizará una presentación ejecutiva de sus resultados.

El expediente debe contener:

• Mapa del proceso de recepción, registro, almacenamiento, custodia y despacho.
• Clasificación de los bienes y propuesta de ubicación física.
• Orden de entrada y acta de recepción diligenciadas.
• Registros de salida correspondientes a las solicitudes de las dependencias.
• Kardex de los cuatro tipos de bienes, utilizando el método de promedio ponderado móvil.
• Resultado del conteo físico y conciliación de diferencias.
• Informe de análisis de faltantes, deterioro y obsolescencia.
• Plan de acciones correctivas y preventivas.
• Conclusiones sobre los controles que debe aplicar un almacén público.

3. Organización del equipo y roles

Trabajarás en equipos de cuatro o cinco integrantes. Los roles pueden rotarse entre las fases para que todos practiquen diferentes funciones.

Si el equipo tiene cuatro integrantes, el coordinador puede asumir también la relatoría y el control documental.

4. Caso de simulación: almacén central de la Alcaldía Municipal de San Gabriel

4.1 Situación institucional

La Secretaría Administrativa de la Alcaldía Municipal de San Gabriel administra el almacén central. El almacén suministra bienes de consumo y bienes devolutivos a las secretarías de Educación, Planeación y Desarrollo Social.

La entidad recibió la orden de compra OC-045-2026, pero el almacenista debe verificar que la entrega corresponda con lo autorizado y que los bienes aceptados queden registrados. Posteriormente, debe atender tres solicitudes internas de salida y realizar un conteo físico para establecer si existen diferencias.

Para efectos del ejercicio, se trabajará con el manual interno de almacén de la entidad y con los principios de control, economía, responsabilidad, transparencia y trazabilidad propios de la gestión pública. No debes inventar normas, firmas ni autorizaciones que no estén en los documentos del caso.

4.2 Inventario inicial registrado

4.3 Orden de compra OC-045-2026

4.4 Resultado de la recepción física

Durante la recepción se encontró lo siguiente:

• Se recibieron 48 resmas de papel en buen estado. Dos resmas presentaban humedad y fueron rechazadas.
• Se recibieron 8 tóneres. Dos corresponden a un modelo de impresora que la entidad dejó de utilizar; están sellados, pero requieren análisis de obsolescencia.
• Se recibieron 15 kits de aseo en buen estado.
• Se recibieron 6 sillas. Una presenta un rayón superficial que no afecta su funcionamiento.
• La factura y la remisión indican las cantidades efectivamente entregadas, pero la orden de compra conserva las cantidades inicialmente solicitadas.

4.5 Solicitudes internas de salida

4.6 Resultado del conteo físico

Después de registrar las entradas y salidas, el equipo de control realizó un conteo físico:

5. Orientaciones técnicas para los cálculos

5.1 Método de valoración

Para este proyecto utilizarás el promedio ponderado móvil, salvo que el docente indique otra cosa.

Aplica las siguientes fórmulas:

• Valor de la entrada: cantidad recibida × costo unitario de entrada.
• Existencia disponible: existencia anterior + entradas − salidas.
• Costo promedio: valor total de la existencia ÷ cantidad total existente.
• Valor de la salida: cantidad despachada × costo promedio vigente antes de la salida.
• Valor del saldo: valor anterior + valor de entradas − valor de salidas.

Conserva los cálculos con mínimo dos decimales cuando sea necesario y redondea los valores monetarios al peso más cercano. Explica cualquier diferencia de redondeo.

5.2 Trazabilidad documental

Cada movimiento debe poder seguirse desde su origen hasta el saldo final. Para ello, relaciona como mínimo:

• Orden de compra o documento que origina la adquisición.
• Remisión y factura del proveedor.
• Acta de recepción.
• Orden o comprobante de entrada.
• Solicitud y comprobante de salida.
• Kardex del bien.
• Acta de conteo físico.
• Informe de conciliación y acción correctiva.

6. Fases del proyecto

Fase 1. Reconocimiento y diseño del almacén público

Duración sugerida: 8 horas, durante la primera semana.

Propósito: Comprender el flujo de operación del almacén y organizar los bienes, documentos, responsabilidades y controles que se utilizarán durante la simulación.

Actividades concretas

1. Lean el caso completo y subrayen los datos que afectan la recepción, el inventario y el despacho.
2. Construyan un mapa de proceso con estas etapas: recepción, verificación, aceptación o rechazo, registro, almacenamiento, custodia, solicitud, despacho, actualización del kardex y conciliación.
3. Clasifiquen los cuatro bienes como bienes de consumo, bienes de consumo controlado o bienes devolutivos. Justifiquen cada clasificación.
4. Diseñen una propuesta de ubicación física utilizando zonas diferenciadas para recepción, bienes disponibles, bienes observados o rechazados, bienes devolutivos y despacho.
5. Elaboren una matriz de responsabilidades que indique quién solicita, quién recibe, quién registra, quién custodia, quién autoriza la salida y quién verifica.
6. Identifiquen los documentos necesarios para demostrar la trazabilidad de cada movimiento.

Entregable de la fase 1

• Mapa del proceso en una página.
• Tabla de clasificación y ubicación de bienes.
• Matriz de responsabilidades.
• Lista de documentos y controles asociados a cada etapa.

Fase 2. Simulación de recepción, registro y despacho

Duración sugerida: 8 horas, durante la segunda semana.

Propósito: Aplicar procedimientos operativos y documentales para recibir bienes, registrar únicamente lo aceptado, atender solicitudes y actualizar el inventario.

Actividades concretas

1. Comparen la orden de compra con la remisión, la factura y el resultado de la recepción.
2. Diligencien una orden de entrada con las cantidades aceptadas: 48 resmas, 8 tóneres, 15 kits de aseo y 6 sillas.
3. Elaboren un acta de recepción que registre las dos resmas rechazadas, los dos tóneres potencialmente obsoletos y el rayón de una silla.
4. Definan qué bienes ingresan a la zona disponible y cuáles deben quedar en zona de observación o bajo control especial.
5. Revisen las solicitudes SAL-017-2026, SAL-018-2026 y SAL-019-2026. Verifiquen que estén completas y que las cantidades solicitadas puedan atenderse.
6. Diligencien un comprobante de salida por cada solicitud, identificando dependencia solicitante, fecha, bienes, cantidades, responsable que entrega y responsable que recibe.
7. Elaboren el kardex de cada bien aplicando promedio ponderado móvil. Registren inventario inicial, entrada aceptada, tres salidas y saldo.
8. Comprueben que las existencias finales calculadas coincidan con las existencias indicadas en el caso antes del conteo físico.

Entregable de la fase 2

• Orden de entrada diligenciada.
• Acta de recepción con novedades.
• Tres comprobantes de salida diligenciados.
• Cuatro kardex completos, preferiblemente en una hoja de cálculo.
• Resumen de existencias y valores finales según los registros.

Fase 3. Auditoría, conciliación y gestión de situaciones problemáticas

Duración sugerida: 8 horas, durante la tercera semana.

Propósito: Detectar diferencias entre los registros y la existencia física, analizar sus posibles causas y proponer respuestas institucionales documentadas.

Actividades concretas

1. Elaboren un formato de conteo físico con código, descripción, unidad de medida, cantidad según kardex, cantidad contada, diferencia y observaciones.
2. Calculen las diferencias para cada bien.
3. Clasifiquen las situaciones encontradas como faltante, sobrante, deterioro, vencimiento u obsolescencia. Si una situación no corresponde a esas categorías, expliquen por qué.
4. Analicen posibles causas del faltante de dos resmas y del faltante de un kit de aseo. Consideren errores de registro, entregas sin comprobante, almacenamiento inadecuado o pérdida.
5. Analicen qué procedimiento debe seguir la entidad con los dos tóneres potencialmente obsoletos. No decidan simplemente desecharlos: indiquen qué verificaciones, conceptos, autorizaciones y soportes serían necesarios.
6. Analicen el tratamiento del kit de aseo con envase deteriorado y de la silla con rayón. Diferencien entre un bien utilizable con observación, un bien que requiere reparación y un bien que podría darse de baja.
7. Elaboren una matriz de conciliación que muestre el valor contable registrado, el valor físico, la diferencia en unidades y la diferencia monetaria.
8. Redacten un plan de acciones correctivas y preventivas con responsables, soportes y plazo de ejecución.
9. Preparen una presentación ejecutiva de máximo diez minutos. Cada integrante debe explicar una parte del proceso.

Entregable de la fase 3

• Formato de conteo físico.
• Matriz de conciliación de diferencias.
• Informe de situaciones problemáticas, de tres a cinco páginas.
• Plan de acciones correctivas y preventivas.
• Presentación ejecutiva del equipo.

7. Formato del expediente digital

Entreguen un único archivo PDF y una hoja de cálculo con los kardex. Organicen el PDF en este orden:

1. Portada con nombre del proyecto, integrantes, grupo y fecha.
2. Índice del expediente.
3. Descripción breve del almacén y del flujo de operación.
4. Mapa del proceso.
5. Clasificación, ubicación y responsabilidades.
6. Documentos de recepción.
7. Documentos de despacho.
8. Kardex y resumen de inventario.
9. Conteo físico y conciliación.
10. Análisis de faltantes, deterioro y obsolescencia.
11. Plan de acciones correctivas y preventivas.
12. Conclusiones individuales: cada integrante escribe un párrafo sobre el control más importante que aprendió.
13. Anexos.

Los documentos deben ser legibles, tener títulos, fechas, códigos, cantidades, responsables y referencias cruzadas. Cuando un dato no esté disponible en el caso, escribe “No suministrado en el caso”; no inventes información.

8. Cronograma sugerido

9. Recursos necesarios

• Computadores con hoja de cálculo.
• Procesador de texto y herramienta para elaborar presentaciones.
• Carpeta digital compartida por equipo.
• Datos del caso incluidos en este documento.
• Modelo institucional o elaborado por el docente de orden de entrada, acta de recepción, comprobante de salida, kardex y acta de conteo.
• Calculadora básica.
• Tablas o formatos impresos para la simulación, si el docente decide realizar una representación física.
• Manual interno de almacén o procedimiento institucional disponible para consulta.
• Tablero o proyector para la explicación inicial y la presentación de resultados.

10. Rúbrica de evaluación

El proyecto se evaluará sobre 100 puntos.

11. Reglas de trabajo y calidad

• Todo registro debe corresponder con un documento o dato del caso.
• No se puede modificar un saldo para que coincida con el conteo físico sin elaborar antes una conciliación y justificar el ajuste.
• No se puede dar de baja un bien únicamente porque parece antiguo, tiene un defecto o no se está utilizando.
• Las diferencias deben investigarse y documentarse.
• Los valores monetarios deben mostrar el procedimiento de cálculo.
• Las decisiones deben proteger los bienes públicos y facilitar la rendición de cuentas.
• La información de la hoja de cálculo debe coincidir con la información del expediente PDF.
• Durante la presentación, cada integrante debe responder al menos una pregunta sobre su rol.

12. Preguntas orientadoras para el equipo

• ¿En qué momento un bien pasa de estar recibido a estar disponible para despacho?
• ¿Qué riesgos se generan si se registra en el kardex la cantidad ordenada y no la cantidad efectivamente aceptada?
• ¿Qué documento permite demostrar quién recibió un bien y para qué dependencia fue solicitado?
• ¿Qué diferencia existe entre un faltante, un bien deteriorado y un bien obsoleto?
• ¿Por qué no debe realizarse un ajuste de inventario sin investigar la causa?
• ¿Qué controles evitarían que se repitan las diferencias encontradas?